5 FELLER VED INNFØRING AV TEAMS
Innføring av Microsoft Teams har gått i rekordfart det siste halve året, mye pga konsekvensene av covid-19 epidemien. Fordi produktet er lett tilgjengelig og har et intuitivt brukergrensesnitt, har terskelen for å komme i gang vært forholdsvis lav. Men er det så enkelt som det kan virke som? Vi har sett litt nærmere på 5 vanlige feller man går i ved innføring av Microsoft Teams.
1. HAR IKKE UTARBEIDET RETNINGSLINJER
Microsoft Teams er i utgangspunktet åpnet opp slik at alle kan gjøre det de vil. Et alternativ for å unngå kaos, er at det kun er utvalgte personer som har rettigheter til å opprette teams og kanaler. Men dette kan fort føre til unødvendig byråkrati og oppta for mye tid hos enkelte ansatte. Et godt alternativ er å utarbeide klare retningslinjer som de ansatte skal forholde seg til.
2. SER PÅ TEAMS SOM EN NY APPLIKASJON
Ja, Microsoft Teams er en ny applikasjon, men det er også så mye mer enn det. Det er en helt ny måte å samhandle på. Det er viktig for organisasjonen å være bevisst på hva det innebærer å innføre en så omfattende og arbeidsendrende applikasjon som Teams.
3. MANGLENDE OPPLÆRING
God opplæring blir ofte undervurdert. Her må man huske på at innføring av Microsoft Teams både introduserer en ny applikasjon og en ny måte å samhandle på. I tillegg til opplæring av Microsoft Teams, er det viktig med en grundig gjennomgang/opplæring av bedriftens retningslinjer.
4. MANGLENDE RUTINER FOR SLETTING AV TEAMS
Når Microsoft Teams har blitt benyttet i organisasjonen en stund vil det fort kunne bli mange teams. Noen av disse var kanskje ment å være midlertidige, og det er lenge siden det har vært noe aktivitet i de. For å unngå for mange "døde" teams bør man opprette rutiner for sletting av inaktive teams.
5. BEHANDLES SOM ET PROSJEKT MED EN SLUTTDATO
Fortsatt er det mange som ser på innføring av Microsoft Teams som et klassisk IT-prosjekt, med en definert start og slutt. Med skytjenester fungerer ikke denne tankegangen lenger, og prosjektene bør være en kontinuerlig prosess. For det første vil bedriften gjennomgå en modningsprosess som gjør at flere funksjoner kan tas i bruk etter hvert. Bedriften vil også endre seg over tid som vil kunne påvirke hvordan man benytter Teams. I tillegg kommer det stadig nye funksjoner i skyapplikasjonene som det må vurderes om skal innføres.
